Time blocking; een balans tussen productiviteit en vrijheid
Afhankelijk van wie je het vraagt, is time blocking een vloek of een zege. Mijn ervaring en kijk op dit verhaal. Een blog met een filosofisch tintje ;)
"Herken je dat? Je staat 's ochtends op, pakt een kop koffie, en je begint je dag met het openen van je agenda. Daar zie je een overzicht van de dag, van afspraken tot aan taken die gedaan moeten worden. Ieder kwartier is gepland.
Of misschien zie je alleen de belangrijke afspraken staan. En de taken? Die staan in je todo-app... of misschien probeer je die gewoon te onthouden.
De laatste tijd heb ik daarover nagedacht, over die kleine keuzes in hoe we onze tijd indelen en organiseren. En hoe het allemaal invloed kan hebben op ons werk, onze stressniveaus en zelfs onze vrije tijd.
Moeten we elke taak in onze agenda zetten, als een soort minutieus overzicht van onze dag? Of moeten we onze alleen gebruiken voor de belangrijke afspraken en de rest van de tijd werken vanuit je takenlijst?
Of is er een balans?
In dit artikel wil ik graag mijn gedachten en ervaringen delen over deze twee benaderingen. Verwacht geen wetenschappelijke doorbraak of het ultieme antwoord, want dat heb ik niet. Wel een mening en een idee ;)
Plannen als een tandarts
Vanuit mijn vorige huis keek ik altijd uit op de tandartspraktijk en ieder ochtend zag ik mijn tandarts met een groene appel lopen naar de praktijk, terwijl ik me klaarmaakte om te werken.
En iedere keer als ik hem zag lopen vroeg ik me af... hoe zou het voelen als je hele dag tot op 5 minuten nauwkeurig is volgepland? En je agenda iedere dag tussen 8:00 en 17:00 bepaalt wat je doet... ongeacht hoe je je voelt of wat er om je heen gebeurt?
Al je tijd is gepland... vergelijkbaar met time blocking, waar we het zo over gaan hebben.
Mijn tandarts leek er geen moeite mee te hebben, maar ik kreeg er een knoop van in mijn maag. Later zou mijn coaching-business ervoor zorgen dat ik in zo'n vergelijkbare situatie kwam... en dat was voor mij de reden om te stoppen als fulltime business coach.
Hoe time blocking werkt
Time blocking is een strategie voor time management waarbij je je dag, week of zelfs maand indeelt in blokken tijd. Elk blok is specifiek toegewezen aan een bepaalde taak of groep taken.
Auteur van het boek Grip, Rick Pastoor, adviseert je om je agenda heilig te verklaren en alles in je agenda te plannen... ook de taken die je die dag of week van plan bent te doen. Zo'n agenda ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
Volgens Rick en veel anderen die werken volgens een dergelijk systeem, helpt time blocking om meer gedaan te krijgen, maar ook een beter gevoel te krijgen bij waar je tijd aan besteedt.
De voordelen van time blocking
Ik heb het een tijdje geprobeerd. Alle taken in mijn agenda plannen naast mijn afspraken. Ook had ik tijd gereserveerd voor bepaalde taak- en project-groepen.
Zo had ik bijvoorbeeld iedere dag van 16:00 - 17:00 gereserveerd voor mail verwerken en een taken-dump (alle taken uit je hoofd schrijven). Maar ook even een kwartiertje pauze stond in mijn agenda.
Het grote voordeel was dat je maar in 1 app hoefde te werken voor je planning. Een ander groot voordeel was dat ik mijn voorgenomen planning bijna altijd haalde.
En dat betekende dat het voor eerst in mijn leven goed ging met mijn takenlijst ;) Die werd steeds korter en bleef kort.
Nog een paar voordelen op een rij:
✅ Je hoeft niet na te denken over wat je 'hierna' moet doen
✅ Je rondt taken vaker op tijd af
✅ Je weet precies wat je nog aan afspraken en taken aankan
✅ Je leert snel in te schatten hoeveel tijd iets kost
P.S. je houdt in dit systeem nog steeds een takenlijst bij. Alleen je werkt niet vanuit je takenlijst. Die gebruik je alleen om je taken tijdelijk op te slaan tot je ze inplant in de agenda. Een soort backlog dus.
Maar hier komt ie... de nadelen van time blocking
Ik heb ooit een blog geschreven over 'echt werken áán je bedrijf' en wat de risico's zijn als je dat niet doet.
Nou... werken aan je bedrijf is nou typisch zo'n dingetje wat zich lastig laat plannen. Zeker als je het hebt over het 'nadenk' werk. Dat ontstaat terwijl je 'niets doet' of als je je takenlijst langsloopt om te kijken wat je nu moet doen of als nog eens door je notities heen bladert.
Een ander nadeel van time blocking is dat je niet meer continu afweegt wat nu het volgende ding zou moeten zijn. Dat was net nog een voordeel, want het bespaart je energie, maar in een snelveranderende wereld, veranderen ook continu de prioriteiten. Continu afwegen wat nu belangrijk is, zorgt ervoor dat je aansluit op de wereld om je heen (wat niet altijd goed is, dus daar zo meer over ;)).
Dus ook even een paar nadelen op een rij:
❌ Prioriteiten veranderen continu en time blocking is juist statisch
❌ Veel tijd kwijt aan het schuiven in je agenda als er iets tussen komt
❌ Je moet toch je takenlijst bijwerken als je taken afrondt
❌ Weinig ruimte voor spontaniteit
❌ Geen ruimte voor denktijd of te geforceerd als je het inplant
❌ Een volledig volgeplande agenda kan stress veroorzaken
Ben je benieuwd naar hoe ik de kennis die ik deel toepas in mijn eigen leven? The nitty gritty van mijn systemen, processen en experimenten? Abonneer je dan gratis. Wil je een stap verder? Dan heb je de betaalde versie, waarbij je echt in de keuken kan meekijken naar hoe ik mijn bedrijven bouw. De strategie, de afwegingen, beslissingen, etc.
Dit bericht is alleen voor abonnees
InschrijvenHeb je al een account? Aanmelden
